Günümüzde pek çok kurumun ya da kişinin iletişim dilinin İngilizce olduğu düşünülürse, bir gün hepimiz bir şekilde İngilizce e-mail yazmak zorunda kalabiliriz. Bu durum, bir İngilizce seviye belirleme sınavının writing konusu, yurt dışından aldığınız bir ürünün firmasına sormak istediğiniz şeyler sonucu, ya da anadili İngilizce olan bir ülkeye vize başvurusu yapma isteğinizi belirtmeye çalışırken, karşınıza çıkabilir. Bu yüzden de e-mail yazımı hepimizin bilmesi gereken önemli bir konudur.

İngilizce E-mail nasıl yazılır?

Aşağıdaki iş başvurusu yapmak için yazılmış olan e-mail örneğini inceleyecek olursak;

1. E-mail yazımına başlarken, ilk satıra karşınızdaki kişiye uygun olacak bir hitap kelimesi yazılır. Yazdığınız e-maili yollayacağınız kişiye uygun bir hitap şekli kullanmamız önemlidir.

Eğer e-maili yolladığınız kişi hakkında sınırlı bir bilgiye sahipseniz ve bu e-maili kimin okuyacağını bilmiyorsanız; “To Whom May It Concern” (ilgili kişiye) ya da “Dear Sir/Madam” tarzı bir başlangıç yapmanız uygun olacaktır.

Eğer e-maili alacak kişi hakkında ve ya konumu hakkında bir bilgiye sahipseniz, aşağıdaki örnekte de olduğu gibi “Dear Hiring Manager” ya da “Dear John White” gibi bir başlangıç yapmanız uygun olacaktır. Ayrıca “Dear” yerine “Hi, Good Morning, Good Afternoon…” gibi kelimelerde kullanabilirsiniz.

2. Karşımızdaki kişiye uygun bir başlangıç yaptıktan sonra bir alt paragrafa geçip, karşımızdaki kişiye neden böyle bir e-mail yazma ihtiyacı duyduğumuzu, açık, net ve gramer kurallarına uygun cümlelerle ifade ettiğimiz kısımdır.

Burada dikkat edilmesi gereken, karşımızdaki kişinin bizi anlayabileceği bir şekilde kendimizi net bir şekilde ifade edebilmemizdir. Bunu yaparken çeşitli kısaltmalar kullanmaktan kaçınmalı (Çünkü karşı taraf kullandığınız kısaltmanın ne anlama geldiğini bilmeyebilir ya da o kısaltma kendisi için başka bir anlama gelmekte olabilir.) ve gramer kurallarına uygun bir dil kullanarak profesyonel bir yaklaşım içinde olmalıyız.

3. E-mailimizin üçüncü kısmını yazdığımız her e-mailin sonunda kullanmak zorunda olmasak da, eğer karşı taraftan e-mailinize bir cevap yazmasını bekliyorsanız, bu kısmı e-mailinizin içine dahil etmeniz yerinde olacaktır.

“I look forward to hearing from you soon” “I look forward to your answer” gibi bir cümle ile karşınızda ki kişinin yolladığınız e-mail hakkında size bir cevap vermesini beklediğinizi belirtebilirsiniz. Eğer yolladığınız e-maile herhangi bir cevap alamadıysanız, karşınızdaki kişinin okumuş olduğunu umduğunuz bir süre zarfında bekleyip, yeni bir emaille acaba e-mailimi gördünüz mü, okuma fırsatı buldunuz mu şeklinde yeni bir e-mail yollayabilirsiniz.

4. Karşınızdaki kişiye iyi dileklerinizi sunduğunuz kısımdır. E-mailin kapanış kısmı olarak da görebilirsiniz. Eğer e-mailinizi daha arkadaşçı bir şekilde bitirmek istiyorsanız,  “Thank you”, “Best wishes”, “See you tomorrow”, “Regards” “Yours”; fakat yazdığınız e-mail daha resmi bir yere gidecekse “Sincerely”, “Respectfully yours” şeklinde bir bitiş uygun olacaktır.

5. Bu e-maili yollayan kişinin kim olduğunu belirttiği ve karşı tarafın size nasıl hitap edeceği hakkında küçük da olsa bir bilgi veren kısımdır.

6. Bu kısmı tüm e-maillerinize eklemek zorunda değilsiniz. Ama karşınızdaki kişinin size farklı yollardan da ulaşabilmesini istiyor ya da bir kurum adına yazıyorsanız bu kurum hakkında bilgi veriyorsanız, kullanmanız uygun olacaktır.